Papierwinkel

Stop met de overbodige veiligheid papierwinkel!

In januari 22, 2021
228 Views

Een vraag aan veiligheidsfunctionarissen: Bestaat uw belangrijkste taak uit het verzamelen van allerlei (taak)risicoanalyses, LMRA’s en checklisten en uit het opstellen van allerlei veiligheidsplannen, -procedures en instructies? Zo ja, dan wordt het tijd om eens kritisch naar de veiligheidsomstandigheden binnen uw bedrijf te kijken. Veiligheid is veel meer dan de papierwinkel!

Ik realiseer me dat ik hier een confronterende vraag stel en ook een open deur intrap. Misschien ben je als veiligheidskundige direct geneigd om te stoppen met lezen. Toch vraag ik 5 minuten van jouw tijd om samen eens kritisch naar onze aanpak van veiligheid te kijken.

Kritische geluiden en vraagtekens

De laatste tijd zie je op platforms en in artikelen steeds meer discussies over allerlei veiligheidsprincipes, methodieken, procedures en documenten, kortom: papierwinkel die we met elkaar omarmd of in het leven geroepen hebben. Daarbij klinken kritische geluiden en worden er vraagtekens gezet bij de gangbare aanpak van de veiligheid binnen bedrijven. Soms zijn er vraagtekens bij bepaalde ingeburgerde veiligheidsmethodieken, of beter gezegd bij sommige uitwassen. Wat mij betreft zeer terecht. Bestaat voor veel veiligheidskundigen hun werk niet uit zoveel mogelijk op papier (of digitaal) vastleggen, om zo aansprakelijkheid van het bedrijf te voorkomen? Want als er een bedrijfsongeval is, dan moeten we toch zoveel mogelijk bewijzen hebben dat we het goed gedaan hebben. Dat ons systeem goed is geweest!

De LMRA papierwinkel

Ik zou hier heel veel zaken kunnen noemen, maar laten we als voorbeeld de LMRA (Laatste Minuut Risico Analyse) maar eens nemen. De LMRA was ooit bedoeld om medewerkers bewust te maken van inventariseren van de risico’s van bepaalde werkzaamheden direct voor aanvang of tijdens de uitvoering van deze werkzaamheden. Het ging hier vooral over risico’s die we voorafgaand aan de werkzaamheden niet allemaal in kaart konden brengen. Risico’s die kunnen ontstaan door onverwachte gebeurtenissen. Het weer bijvoorbeeld. Van een medewerker wordt verwacht dat hij adequate maatregelen neemt door bijvoorbeeld zijn werkzaamheden te onderbreken of overleg te hebben totdat hij weer veilig verder kan werken. Sommige noemen de LMRA ook wel Stop & GO aanpak of Time Out for Safety.

Dit is dus vooral bedoeld als een extra risico inventarisatie methodiek. Met als focus: de eigen veiligheid. Dit alles hoeft niet schriftelijk te worden vastgelegd. Lees: géén papierwinkel. Sommige bedrijven zijn de LMRA echter gaan vertalen in prachtige veiligheidschecklisten voor allerlei werkzaamheden. Lees: papierwinkel. Medewerkers moeten deze dan afvinken. Hoe zijn deze veiligheidschecklisten ontstaan?

Vink, vink, vink

Het wordt duidelijk als we kijken wat op internet geschreven wordt over de LMRA: op de site van TUV staat de blog “Zet de LMRA weer op scherp”. In dat artikel staat letterlijk “In de VGM Checklist Aannemers (VCA, versies 2008/5.1 en 2017/6.0) is het beschikbaar hebben van een LMRA-procedure en het uitvoeren van een LMRA door medewerkers een verplicht onderdeel”. In hetzelfde artikel staat iets verderop: “Ondanks dat een LMRA niet hoeft te worden vastgelegd, kiezen bedrijven er in bepaalde gevallen toch voor om de LMRA door medewerkers vast te laten leggen in een LMRA checklist”. Lees: LMRA vinklijstje. Hierbij plaatst men de kanttekening dat het voordeel van een dergelijke registratie is dat men mensen aan kan spreken op het niet invullen van de LMRA checklist. Wel geeft men de waarschuwing “weeg goed af of u hiermee uw doel bereikt, u kunt namelijk ook doorschieten in het documenteren”.

Doorgeschoten

Jammer genoeg gebeurt dit ‘doorschieten’ wel bij sommige bedrijven. Zo is er sprake van een LMRA checklist voor het werken op ladders, voor het rijden op een heftruck, voor las- of slijpwerkzaamheden, voor… etc. Soms zijn er ook goede checklijsten. Neem bijvoorbeeld las- en slijpwerkzaamheden in stoffige omgevingen. Hier heeft het nut. Maar om overal vinklijstjes voor te maken gaat veel te ver. Het documenteren van deze LMRA checklists geeft wel de nodige bewijslast dat het bedrijf de zaakjes goed op orde heeft. Als er dan toch iets fout gaat, dan is het vast een tekortkoming (lees: de schuld) van de medewerker. ‘Ons systeem was goed maar de medewerker heeft gefaald!’

Angstcultuur?

Maar ís het veiligheidssysteem dan goed? Is dit de veiligheid die we anno 2021 nastreven? Bestaat veiligheid alleen nog maar uit van alles registreren en verzamelen van lijstjes om ons zelf in te dekken? Natuurlijk zit niemand te wachten op een proces-verbaal of een boete. Misschien is ook het systeem van boetes discutabel? Creëert dat niet een soort angstcultuur en zijn we daarom zo gefixeerd op de papierwinkel. “Want stel dat de Inspectie SZW komt, dan …………..” Is onze overheid niet te veel bezig (geweest) met alleen maar het beboeten van? Natuurlijk is een boete op zijn plaats als blijkt dat een bedrijf gruwelijk te kort is geschoten. Maar een systeem dat alleen maar gericht is op de papierwinkel, is in mijn ogen een fout systeem.

Techniek, organisatie en mens

Volgens mij moeten we veel meer energie stoppen in het veiligheidsbewustzijn van de medewerkers, zodat veilig werken in alle omstandigheden onderdeel is van hun manier van werken. Alleen vraagt dat een totale andere aanpak van de veiligheid binnen de bedrijven. Sommige roepen op voor meer aandacht voor de driehoek techniek, organisatie en mens. Ik kan mij volledig vinden in deze oproep. Bij veel bedrijven zie je nog steeds onveilige machines. Dus de vraag voor meer aandacht voor de techniek is een goede zaak. Machines kunnen in veel gevallen veel veiliger gemaakt worden. Veilige arbeidsmiddelen (lees: ook machines) verstrekken is toch een plicht van de werkgever[1]!

Soms zien we bij organisaties dat het management totaal niet betrokken is op veiligheid en dat de veiligheidskundige als een soort roepende in de woestijn staat. Dus meer aandacht voor de organisatie van het veiligheidsbeleid. Zorgen dat er binnen de organisatie voldoende draagvlak is voor een goed veiligheidsbeleid. Dat iedereen op de hoogte is over hoe men met de veiligheid moet omgaan en wanneer men wat moet doen. Dat er ook sprake is van voldoende toezicht en correctie, etc.

Dan nog de factor mens. Laten we beginnen met het feit dat medewerkers soms totaal niet op de hoogte zijn van mogelijke risico’s die zij lopen bij bepaalde werkzaamheden. Hier wil ik erop wijzen dat in artikel 8 lid 1 van de Arbeidsomstandighedenwet van de werkgever gevraagd wordt om ervoor te zorgen dat medewerkers doeltreffend worden ingelicht over de te verrichten werkzaamheden en de daaraan verbonden risico’s. Maar ook over de maatregelen die erop gericht zijn deze risico’s te voorkomen of te beperken. Hier zien we een prachtig voorbeeld hoe de medewerkers beter kunnen functioneren als de organisatie en communicatie op orde is. Toolbox meetings kunnen hierbij een instrument zijn om de communicatie te verbeteren.

Geen wettelijke grond voor een papierwinkel

Voor de goede orde wil ik er nog op wijzen dat het opstellen van een actuele Risico Inventarisatie & Evaluatie (RIE) met daarbij eventueel aanvullende Risico Inventarisaties & Evaluaties (ARIE’S) machineveiligheid, gevaarlijke stoffen, explosieveiligheid, etc. wel wettelijke verplichtingen zijn. Wie daar aan twijfelt moet onze Arbeidsomstandighedenwetgeving[2] nog maar eens goed lezen. Maar de wetgeving spreekt alleen maar over de RI&E’s. De overige papierwinkel in de vorm van TRA’s en LMRA’s worden niet genoemd!

Natuurlijk kan het soms noodzakelijk zijn om voor bijzondere werkzaamheden een Taakrisicoanalyse (TRA) op te stellen. Maar dat is alleen van toepassing voor werkzaamheden die niet tot de dagelijkse werkzaamheden behoren en daardoor extra risico’s kunnen opleveren. Zo zal ook een LMRA procedure waarbij medewerkers gewezen worden op hun verantwoording om risico’s te melden[3] en bij ernstige gevaren de werkzaamheden te onderbreken nuttig zijn. Niet voor niets wordt in er in artikel 29 lid 1 van de Arbeidsomstandighedenwet gesproken over het ‘recht van de werknemer om de werkzaamheden te onderbreken als er naar zijn redelijk oordeel ernstig gevaar voor personen aanwezig is’. Jammer genoeg zijn heel veel werknemers niet op de hoogte van dit wettelijk, vastgelegde recht. Misschien moeten we daar eens beter op wijzen en medewerkers niet als kinderen maar als volwassenen behandelen! Ook medewerkers zijn weldenkende mensen. Uitzonderingen natuurlijk daar gelaten.

Praat eens samen

Laten we daarom stoppen met allerlei overbodige papierwinkel en vinklijstjes (checklisten). Laten we stoppen met het betuttelen van medewerkers. Als veiligheidskundigen behoeven we een automonteur, een schilder, een lasser, een draaier of een andere vakman toch niet uit te leggen hoe zij hun werk moeten doen. Over het algemeen verstaan zij hun vak beter dan wij. Wij, als veiligheidskundigen, hebben als het goed is meer verstand van veiligheid. Daarom is het onze hoofdtaak om anderen te attenderen op de veiligheid en risico’s die bepaalde werkzaamheden met zich meebrengen. Met andere woorden: meer veiligheidsbewustzijn leren door trainingen en juiste voorlichting. Praat maar eens met medewerkers over ‘near missing accidents’ (oeps-momenten: dat ging maar nét goed) die zij uit eigen ervaring kennen. Ze kennen ze allemaal. Open communicatie daarover heeft een hoog leergehalte. Dus meer aandacht aan voorlichting. Want het spreekwoord zegt het: Een gewaarschuwd mens telt voor twee.


[1] Artikel 3 Arbeidsomstandighedenwet
[2] Arbeidsomstandighedenwet artikel 5 en Arbeidsomstandighedenbesluit artikel 2.5b, artikel 4.2 en artikel 7.3
[3] Arbeidsomstandighedenwet 11 lid e