Procedures en instructies: Hoe dan?

Op de één of andere manier geldt bij veel bedrijven ‘die schrijft, die blijft’. In het verleden kwam ik weleens bij bedrijven die kasten vol hadden met procedures en instructies (of men had deze digitaal beschikbaar in hun systeem). Bij een screening van de procedures bleek dat voor bepaalde werkzaamheden er uiteindelijk vijf identieke procedures van toepassing waren. Alleen waren er vier verouderd en was er maar één up-to-date. Hier bleek dat het beheer van de procedures dus gefaald had. Uiteindelijk was de conclusie dat medewerkers door de bomen het bos niet meer konden zien.

Datum: 31-12-‘22

Vijf procedures

Laatst werd ik, bij een bedrijf waar ik een training mocht geven, geconfronteerd met maar liefst 5 procedures met in totaal meer dan 100 bladzijden die van toepassing waren voor de training. Zonder plaatjes. Mijn eerste vraag was: “Wie leest dit?”. Toen ik ging strepen in de procedures kwam ik op ca. 50 pagina’s tekst uit die in alle procedures hetzelfde was. Dit had te maken met het format dat men gebruikte voor het opstellen van hun procedures. Natuurlijk geloof ook ik in de kracht van herhaling. Maar te veel van hetzelfde maakt volgens mij ook dat niemand die procedures serieus gaat lezen.

Volgens de Arbeidsomstandighedenwet artikel 8 is de werkgever verplicht om zijn medewerkers voldoende informatie te vertrekken om hun werkzaamheden veilig te doen. Letterlijk staat er: “De werkgever zorgt ervoor dat de werknemers doeltreffend worden ingelicht over de te verrichten werkzaamheden en de daaraan verbonden risico’s, alsmede over de maatregelen die erop gericht zijn deze risico’s te voorkomen of te beperken”. Ditzelfde artikel spreekt dan ook over het toezien op de naleving van de procedures en instructies.

Zijn we, omdat het een wettelijke plicht is, niet doorgeschoten in onze informatieverstrekking en hebben we met elkaar een ‘indekcultuur’ gecreëerd? Natuurlijk moeten we hier niet voorbij gaan aan het feit dat onze overheid en gerechtelijke macht vaak ook meewerken aan het in stand houden hiervan. Want zij rekenen ons af, als er iets niet op papier staat!

Hoe dan wel?

De vraag is natuurlijk: Hoe zou dit anders of beter kunnen? Hoe kunnen we beknopter en meer to the point worden,  zonder dat we de vereiste en nuttige informatie de nek omdraaien.

Een paar simpele vragen:

  1. Moet ik een ervaren draaier een pak instructies geven hoe hij moet werken met zijn draaibank? Of kan ik hier af met voldoende veiligheidsinstructies?
  2. Als we éénmaal ons rijbewijs hebben dan krijgen we toch ook niet regelmatig allerlei instructies hoe we auto moeten rijden en wat we wel en niet mogen doen? Waarom doen wij dit wel bij vakbekwame medewerkers?
  3. Waarom laten sommige bedrijven opgeleide heftruckchauffeurs elke dag weer een LMRA formulier invullen? Wat is de zin van zo’n vinklijstje? Alleen bewijslast?

Wij pretenderen niet dat we de antwoorden zo klip en klaar voorhanden hebben. Maar vinden een discussie over dit onderwerp wel nuttig. Ook over dit onderwerp zal iedereen zijn eigen ervaring of mening hebben. Het is goed om met elkaar tijdens deze webinar die ervaringen te delen en over dit onderwerp in discussie te gaan. Om u toegang te geven tot de webinar, verzoeken we u in te schrijven. Dat kan hier.